Émargement numérique par QR code : les étapes

Ce guide présente les étapes pour recueillir les présences avec ONA : préparer le formulaire, diffuser le QR code, collecter les signatures et exporter la liste. Il s’applique aux activités administratives, aux formations et aux événements collectifs.

Quels sont les avantages de l’émargement numérique ?

Une liste de présence en ligne centralise les réponses des participants et évite leur ressaisie. Les exports facilitent la préparation des rapports d’activité et le suivi administratif.

Centralisation des listes de présence dans votre espace
Données saisies par les participants, sans ressaisie par l’organisateur
Anti-doublons : une signature par personne et par émargement
Enregistrement de la date et de l’heure de chaque émargement
Exports Excel et PDF pour vos rapports et archives
Accès depuis le navigateur du téléphone, sans application à installer

Mettre en place l’émargement en quatre étapes

1. Créez le formulaire d’émargement

Renseignez l’activité, l’organisateur, la date et le lieu. Adaptez les champs et les conditions d’émargement.

2. Partagez le QR code

Un QR code unique est généré. Affichez-le à l'entrée, projetez-le à l'écran ou envoyez le lien à vos participants.

3. Les participants signent

Chaque participant scanne le QR code, remplit le formulaire et signe sur écran si la signature est demandée.

4. Exportez la liste

Consultez l’aperçu, puis téléchargez la liste en Excel ou PDF. Le PDF inclut les signatures recueillies sur écran.

Quels organismes et activités sont concernés ?

ONA s'adresse aux administrations, écoles, centres de formation, associations et entreprises, ainsi qu’aux établissements de santé et aux organisateurs de forums, salons, conférences, ateliers ou séminaires, qui souhaitent fiabiliser leurs listes d'émargement.

Questions fréquentes sur l'émargement numérique par QR code

Qu'est-ce qu'ONA ?: ONA permet de créer des formulaires d’émargement, de recueillir les signatures sur smartphone et d’exporter les listes de présence en Excel ou PDF. Il s’adapte aux activités administratives, aux formations, aux forums, aux salons et aux autres événements collectifs.
Comment fonctionne l'émargement numérique par QR code ?: Le QR code ouvre le formulaire préparé par l’organisateur. Le participant renseigne les champs demandés et signe sur écran si la signature est requise. La présence est enregistrée avec la date et l’heure de l’envoi.
Faut-il installer une application pour signer ?: Non. Le formulaire s’ouvre dans le navigateur du téléphone, sans application à installer ni compte participant. Si l’organisateur active le contrôle de présence sur place, l’autorisation de géolocalisation est nécessaire à l’envoi.
Que contient la signature recueillie sur écran ?: La signature est enregistrée sous forme d’image et associée aux informations du formulaire ainsi qu’à la date et à l’heure d’envoi. Elle apparaît dans le PDF. Son acceptation comme justificatif dépend des exigences de l’organisme destinataire et du cadre applicable ; ONA ne garantit pas une signature certifiée ou qualifiée.
Peut-on exporter la liste de présence en Excel ou en PDF ?: Oui. Consultez l’aperçu avant de télécharger les données en Excel ou la liste avec signatures en PDF. L’éditeur PDF permet d’adapter l’en-tête et la mise en page à votre structure, à partir de modèles personnalisables.
Quels contrôles peut activer l’organisateur ?: ONA contrôle les doublons. L’organisateur peut aussi définir une période d’émargement, demander une vérification de position ou activer un QR code dynamique. Ces contrôles limitent les usages non prévus, sans garantir à eux seuls l’identité du signataire.
Combien coûte ONA ?: La création de formulaires d’émargement, les QR codes, la collecte des signatures et les exports Excel et PDF sont accessibles gratuitement depuis un compte organisateur.

Créer votre formulaire d’émargement

Préparez un formulaire adapté à votre activité et aux informations nécessaires au suivi des présences.